Belső visszaélés-bejelentő rendszer
A belső visszaélés-bejelentő rendszert az új panasz törvény (a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvény) 2023 júniusi kihirdetésétől számított 60 napon belül létre kell hozni a 250, vagy annál több személyt foglalkoztató vállalkozásoknak. Ezt a kötelezettséget az 50-249 személyt foglalkoztató vállalkozásnak 2023 december 17-ig kell teljesíteniük.
Kiknek kötelező a visszaélés-bejelentési rendszer létrehozása?
A visszaélés-bejelentő rendszer létrehozása alkalmazotti létszámtól függetlenül is kötelező bizonyos magasabb kockázatú területeken működő vállalkozásoknak, különösen:
- a pénzmosás és a terrorizmus finanszírozása megelőzéséről és megakadályozásáról szóló törvény szerinti szolgáltatók, például:
- Hitelintézet;
- Pénzügyi szolgáltató;
- Foglalkoztatói nyugdíjszolgáltató intézmény;
- Önkéntes kölcsönös biztosítópénztár;
- Nemzetközi postautalvány-felvételt és -kézbesítést végző;
- Ingatlanügyletekkel kapcsolatos tevékenységet végző;
- Könyvvizsgálói tevékenységet végző;
- Könyvviteli (könyvelői), adószakértői, okleveles adószakértői, adótanácsadói tevékenységet megbízási, illetve
- Vállalkozási jogviszony alapján végző;
- Játékkaszinót, kártyatermet működtetőre vagy távszerencsejátéknak nem minősülő fogadást, távszerencsejátékot, online kaszinójátékot szervező;
- Nemesfémmel vagy az ezekből készült tárgyakkal kereskedő;
- Árukereskedő, amennyiben tevékenysége folytatása során hárommillió forintot elérő vagy meghaladó összegű készpénzfizetést fogad el;
- Ügyvéd, ügyvédi iroda, európai közösségi jogász, európai közösségi jogászi iroda (a továbbiakban együtt: ügyvéd), kamarai jogtanácsos, közjegyző.
- polgári légijárműveket és hajókat üzembetartó foglakoztatók
A visszaélés-bejelentő rendszerhez kapcsolódó kötelezettségek teljesítését, beleértve az egyes bejelentések kivizsgálását is, a foglalkozás-felügyeleti hatóság ellenőrzi.
Mit lehet bejelenteni?
A visszaélés-bejelentési rendszerben jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre vagy mulasztásra, illetve egyéb visszaélésre vonatkozó információt lehet bejelenteni.
Továbbá, ha a foglalkoztató, valamint annak gazdasági társasági formában működő a közérdeket vagy nyomós magánérdeket védő magatartási szabályokat állapított meg, ennek megsértése a visszaélés-bejelentési rendszerben szintén bejelenthető.
Ki tehet bejelentést?
A belső visszaélés-bejelentési rendszerben bejelentést tehet:
- dolgozó, volt dolgozó;
- belépés előtt álló dolgozó;
- bedolgozó egyéni vállalkozó;
- a foglalkoztató magánszemély tulajdonosa, felügyelő bizottsági tagja, ügyvezetője;
- szállító, (al)vállalkozó, megbízott felügyelete és irányítása alatt álló személy;
- a cégnél dolgozó gyakornok, önkéntes, akkor is ha a jogviszonya már megszűnt.
A belső visszaélés-bejelentési rendszer kialakítása és működtetése
A bejelentések fogadására legalkalmasabb csatorna egy külön erre a célra létrehozott, biztonságos on-line űrlap. Ezen túl biztosítani kell a postai úton, vagy személyesen, esetleg telefonon történő bejelentés lehetőségét. A bejelentés során az adatvédelmi követelményeknek való megfelelést biztosítani kell. Tehát fontos, hogy a bejelentést kizárólag a visszaélés-bejelentést fogadó személy fogadja és ismerhesse meg, valamint a személyes adatokat tartalmazó dokumentumok továbbítására jelszavas védelem mellett kerüljön sor. Az eljárás további szakaszában javasolt az e-mailes kommunikáció a megfelelő titkosítás alkalmazásával.
Ki kell jelölni a rendszer működtetésének felelősét, és gondoskodni kell a munkaköri leírás megfelelő módosításáról vagy – külső szervezet alkalmazása esetén – a megbízási szerződés, illetve a bejelentővédelmi ügyvédi szerződés megkötéséről. Fontos, hogy a visszaélés-bejelentést fogadó és kivizsgáló személy a potenciális bejelentőkkel nem lehet alá-fölé rendeltségi viszonyban, tehát a pártatlanságát biztosítani kell.
A rendszer létrehozását követően annak elérhetőségét meg kell ismertetni a foglalkoztatottakkal, illetve azokkal, akik jogosultak bejelentést tenni.
Megfontolandó a kivizsgálásban résztvevő személyek képzése, valamint a vonatkozó magatartási szabályok megalkotása. Célszerű továbbá a rendszer működését időszakonként értékelni, felülvizsgálni.
A rendszert egy belső, de nem utasítható, pártatlan személy vagy szervezet működtetheti, de megbízható bejelentővédelmi ügyvéd vagy más külső szerv is. A bejelentéseket meg lehet tenni írásban vagy szóban is, és néhány konkrét kivételtől eltekintve a bejelentést, a lehető legrövidebb időn belül részletesen és alaposan ki kell vizsgálni. A vizsgálatba a bejelentőt is be kell vonni, aki az eljárásban jogi képviselőt is igénybe vehet.
A rendszer üzemeltetése során biztosítani kell a személyes adatok megfelelő védelmét, a GDPR szabályoknak való megfelelést. A rendszer üzemeltetése és a bejelentések kivizsgálása során tett lépéseket a bejelentő részletes tájékoztatása mellet dokumentálni kell.
Világos és könnyen hozzáférhető tájékoztatót kell biztosítani a visszaélés-bejelentő rendszer működéséről, a bejelentési eljárásról és a törvényben megjelenő egyéb eljárásokról. A bejelentőt a személyes adatok védelmére vonatkozó előírásokról is tájékoztatni kell.
A bejelentők védelme
Jogellenes minden a bejelentő számára hátrányos intézkedés, amelyre a bejelentés jogszerű megtétele miatt kerül sor, akkor is, ha egyébként jogszerű lenne. Tipikus példa: a felfüggesztés, előléptetés megtagadása, a munkaköri feladatok átruházása, a munkavégzés helyének megváltoztatása, a bércsökkentés, negatív teljesítményértékelés.
Védelemben részesülhet:
- A jogszerűen bejelentést tevő bejelentő;
- Az utólag azonosított, jogszerű bejelentést tevő bejelentő, akit hátrányos intézkedés érint;
- A jogszerű bejelentést tevő bejelentő részére a bejelentésben segítséget nyújtó személy;
- A jogszerű bejelentést tevővel kapcsolatban álló olyan személy, akit hátrányos intézkedés érinthet.